Ein Anwalt schickt eine vertrauliche Akte per E-Mail und atmet auf: Der Server ist nicht mehr sein Problem; Office 365 verschiebt den Betrieb von Mail, Kalender und Zusammenarbeit in die Cloud und macht Exchange zur Dienstleistung.
Wandel der Arbeitswelt
In den letzten Jahren haben Remote-Arbeit, internationale Mandate und zunehmende Sicherheitsanforderungen Druck auf interne IT-Strukturen von Kanzleien ausgeübt; gleichzeitig haben große Anbieter wie Microsoft ihre Plattformen weiterentwickelt, so dass viele Funktionen heute cloudbasiert, skalierbar und zentral administrierbar verfügbar sind.
Was technisch dahintersteckt
Exchange Online betreibt Postfaecher, Kalender, Freigaben und Schutzfunktionen in Microsoft-Rechenzentren und bietet Funktionen wie Antispam, Antimalware, Synchronisation, Archivierung, eDiscovery und je nach Lizenz auch Schutzregeln gegen Datenverlust.
Kosten und Betrieb
Statt eigener Serverhardware entstehen planbare Abokosten; der interne Betriebsaufwand für Patching, Strom, Ersatzhardware und 24/7-Monitoring sinkt, gleichzeitig sollten Migration, Lizenzmodell und langfristige Gesamtbetriebskosten sorgfältig gegenübergestellt werden.
Wie der Büroalltag profitiert
Für Sekretariat und Paralegal bedeutet das schnellere Suche nach E-Mails, gemeinsame Kalender, einheitliche Regeln und Zugriff von unterwegs, sodass Fristen, Termine und Mandantenkommunikation weniger durch technische Hürden verzögert werden.
Patentanwalt mit 12 Mitarbeitern
Eine fiktive Patentanwaltskanzlei mit zwölf Mitarbeitern migrierte ihre Postfaecher zu Office 365; die IT-Zeit für Serverpflege sank deutlich, die Volltextsuche fand frühere Prior-Art-Kommunikation schneller und die Einrichtung von Rechtsaufsichts- und Aufbewahrungsregeln geschah zentral statt.
IT-Verantwortlicher bei Mittelstandskanzlei
Ein IT-Verantwortlicher entschied sich für Hybridbetrieb: besonders sensible Postfaecher blieben lokal, der Grossteil lief über Exchange Online; so blieb Kontrolle erhalten und gleichzeitig profitierten Anwender von hoher Verfügbarkeit und integrierten Backups.
Chancen und Risiken abwägen
Die Vorteile sind klar: Ausfallsicherheit, automatische Updates, integrierte Sicherheitsfunktionen und geringerer interner Aufwand; Risiken sind Kontrollverlust, Abhängigkeit vom Anbieter, Fragen der Datenhoheit und die Verantwortung des Kunden für Zugriffssteuerung, Backups und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Konkrete Schritte fuer Kanzleien
Vor einer Migration sollten Mandats- und Sicherheitsanforderungen geprüft, Aufbewahrungs- und Löschregeln definiert, Multi-Faktor-Authentifizierung und bedingter Zugriff eingerichtet und ein externer Dienstleister zur Begleitung gewählt werden, der Erfahrung mit Cloud-Umgebungen und Anwaltsanforderungen hat.
Partner statt Alleingang
Managed-Service-Anbieter wie it4patent und ähnliche Spezialisten unterstützen bei Analyse, Migration, Konfiguration von Compliance-Funktionen, Backup-Strategien und laufendem Betrieb und machen den Wechsel sicher und effizient.
