Wer nur Anschaffungspreis und Lizenzgebühr betrachtet, übersieht oft überraschend hohe Folge- und Betriebs kosten.
Warum es jetzt relevant ist
Digitale Transformation und hybride Arbeit haben die Kostenstruktur von Kanzleien verändert, und Budgetverantwortliche sehen sich mit neuen Fragen zu Nachhaltigkeit, Verfügbarkeit und Supportaufwand konfrontiert.
Versteckte Kosten sichtbar machen
Total Cost of Ownership meint mehr als Anschaffung und Wartung, es umfasst auch wiederkehrende Aufwände wie Administrationszeit, Anfahrt zu Vor-Ort-Terminen, Energieverbrauch von Servern und Arbeitsplatzgeräten sowie Ausfallrisiken und Produktivitätsverluste.
Technik trifft Alltag
Bei Patentanwälten sind große Dokumentenmengen, Versionsverwaltung und sichere Zugriffe zentral, das treibt Speicherbedarf und Rechenleistung; jede Minute, die ein Admin anreist, schlägt sich in Stundenlohn und Verfügbarkeit nieder, und der Stromverbrauch der Serverfarmen beeinflusst die Betriebskosten langfristig.
Wie Office-Alltag die Rechnung ändert
Ein Update per Fernwartung ist ein Klick, aber wenn Sicherheitsanforderungen Vor-Ort-Zugang erzwingen, entstehen Fahrtkosten, Wartezeiten und koordinativer Aufwand, der in Excel-Listen selten vorkommt, aber die TCO signifikant erhöht.
Praxisfall Kanzlei mittelgroß
Eine mittelgroße Patentkanzlei verlagerte Akten in eine Cloud, sparte Hardwarekosten, erkannte aber nach sechs Monaten erhöhte Supportfahrten und Höherverfügbarkeitstaxen, sodass die initiale Ersparnis kleiner ausfiel als geplant.
Praxisfall Büro mit Hybridbetrieb
Ein Büro mit vielen Remote-Mitarbeitern reduzierte Bürofläche, erhöhte aber VPN-Last und benötigte zusätzliche Admin-Einsätze zur Sicherstellung der Performance, wodurch die Strom- und Servicekosten stiegen.
Ein klares Urteil
Wer TCO sauber berechnet, benennt alle direkten und indirekten Kosten und bewertet Alternativen nicht nur nach Preis sondern nach Auswirkung auf Prozesse, Sicherheit und Zeitaufwand.
Was jetzt zu tun bleibt
Messe Energie- und Reiseaufwand, berechne Stundensätze für Adminarbeit und nutze Monitoring für Verbrauchswerte; Dienstleister wie it4patent helfen bei Cloud-Architektur, Monitoring und realistischen TCO-Vergleichen.
