Ein Kollege überschreibt spätabends versehentlich die finale Erfindungsmeldung; was hilft schneller, ein Dateibackup oder ein VM-Backup, und welche Folgen hat die Wahl für Rechtssicherheit und Kosten?
Warum es heute anders ist
Virtualisierung, Cloud und Homeoffice haben die IT-Landschaft in Kanzleien verändert, gleichzeitig steigen juristische Aufbewahrungsanforderungen und die Gefahr durch Ransomware, sodass Backup-Entscheidungen mehr als nur Technikfragen sind.
Technik: Datei-Backups im Kern
Datei-Backups sichern gezielt einzelne Dateien oder Verzeichnisse, sind platzsparend und erlauben punktuelle Wiederherstellung, brauchen aber oft Agenten oder indexierte Metadaten, um Versionen schnell auffindbar zu machen.
Technik: VM-Backups im Kern
VM-Backups erstellen Abbilder ganzer virtueller Maschinen inklusive Betriebssystem, Konfiguration und installierter Anwendungen und sind ideal, wenn Systeme vollständig und konsistent wiederhergestellt werden müssen.
Worauf es technisch ankommt
Ein kritischer Unterschied ist crash-consistent versus application-consistent: Nur application-consistent Backups sichern Datenbanken und Mailstores ohne Inkonsistenzen, das ist für Kanzleidaten oft entscheidend.
Kosten und Prozesse
Datei-Backups reduzieren Speicherbedarf und Bandbreite, erfordern aber sorgfältiges Versioning und Suche; VM-Backups sind betrieblich einfacher für Komplettwiederanläufe, verursachen aber höhere Storage- und Übertragungskosten.
Rechtliche Praxisrelevanz
Für Patentanwälte zählen Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrungsfristen und Integrität der Dokumente; revisionssichere Speicherung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Audit-Logs gehören zwingend zur Backup-Strategie.
Wenn die Datei fehlt
Die Assistentin überschreibt das finale Patentdokument: Ein aktuelles Dateibackup stellt die Datei in Minuten wieder her und liefert Versionsprotokolle, die im Streitfall als Nachweis dienen können.
Wenn die Maschine fällt
Ein fehlerhaftes Update macht die VM instabil und der Mailserver fällt aus: Ein VM-Backup erlaubt das Zurückrollen der kompletten Maschine inklusive Konfiguration und reduziert Ausfallzeiten deutlich.
Risiko versus Aufwand
Meine Einschätzung: Es ist selten ein Entweder-oder; eine hybride Strategie kombiniert file-level Backups für schnelle Wiederherstellung mit regelmäßigen VM-Backups für komplette Wiederanläufe und minimiert so Risiko und Aufwand.
Was langfristig zählt
Langfristig zahlt sich nicht nur Technologie, sondern Disziplin aus: Testen, dokumentieren und rechtlich einwandfrei ablegen sind die Schritte, die ein Backup von einer Beruhigungsmaßnahme zur echten Versicherung machen.
Wann Dienstleister helfen
Dienstleister wie it4patent unterstützen bei Strategie, Implementierung, Verschlüsselung, rechtssicheren Aufbewahrungsregeln und regelmäßigen Wiederherstellungsübungen und sind besonders wertvoll für Kanzleien ohne eigenes IT-Team.
